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Un bon planning fait trois choses à la fois : il couvre les coups de feu, il respecte le droit du travail et il ne fait pas exploser la masse salariale. En restauration, c'est un exercice d'équilibriste, avec des services coupés, des week-ends chargés et une affluence qui varie selon la météo. Ce guide rappelle les règles à respecter, puis propose une méthode pour bâtir un planning à partir de vos données de vente plutôt qu'à l'intuition.
Ce guide résume les principales règles de la convention collective des hôtels, cafés, restaurants (HCR, IDCC 1979). La restauration rapide relève d'une autre convention (IDCC 1501) aux règles différentes. Un accord d'entreprise peut aussi prévoir des modalités propres. Vérifiez la convention applicable à votre établissement et faites-vous accompagner par votre gestionnaire de paie.
Les règles de base de la convention HCR
La durée légale du travail reste de 35 heures par semaine. La convention HCR fixe une durée conventionnelle de 39 heures pour un temps plein, mais toutes les heures au-delà de 35 heures sont des heures supplémentaires, majorées. Une entreprise peut aussi retenir une durée collective inférieure.
Les repères ci-dessous proviennent de la synthèse publiée par la DREETS Bretagne, pour un décompte à la semaine.
- Majoration des heures supplémentaires : 10 % de la 36e à la 39e heure, 20 % de la 40e à la 43e, 50 % à partir de la 44e
- Durée maximale hebdomadaire : 48 heures sur une semaine, 46 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives
- Durée maximale journalière : 11 h pour un cuisinier, 11 h 30 pour les autres personnels de salle et de cuisine, 12 h pour la réception et les veilleurs de nuit
- Repos quotidien : 11 heures consécutives (réduction possible pour certains saisonniers)
- Repos hebdomadaire : 2 jours, consécutifs ou non, avec des modalités de report encadrées
- Travail de nuit : Période de 22 h à 7 h, avec des contreparties pour les travailleurs de nuit
Les manquements aux durées maximales peuvent entraîner une amende administrative par salarié concerné. Le paiement des heures supplémentaires ne peut pas être remplacé par une prime : il se fait en salaire majoré ou en repos compensateur équivalent.
Les obligations liées au planning lui-même
- Horaires collectifs : si toute l'équipe d'un service travaille aux mêmes horaires, ces horaires sont affichés, datés et signés, avec la composition nominative du service.
- Horaires individualisés : sinon, vous devez tenir un décompte quotidien des heures réelles de chaque salarié, totalisé chaque semaine et cosigné.
- Document mensuel : un récapitulatif des heures et des repos est annexé au bulletin de paie.
- Temps partiel : le contrat est écrit et la durée minimale est en principe de 24 heures par semaine, sauf dérogation. Les heures complémentaires sont plafonnées et majorées.
- Mineurs : pas plus de 8 heures par jour, 12 heures de repos quotidien, pas de travail après 22 heures sauf dérogation.
En restauration rapide, la convention prévoit en plus un délai de prévenance : les horaires d'une semaine sont communiqués au moins 10 jours calendaires avant son début.
Pourquoi la plupart des plannings sont faux
Le planning se construit souvent par reconduction : on reprend celui de la semaine précédente et on bouche les trous. Résultat, l'équipe est calée sur des habitudes plutôt que sur l'affluence réelle. Trois symptômes fréquents :
- Sureffectif en début de service, quand la salle se remplit tard, et sous-effectif à l'heure du rush ;
- Heures supplémentaires structurelles sur les mêmes personnes, qui épuisent les meilleurs éléments ;
- Mardis identiques aux samedis, alors que le chiffre d'affaires varie du simple au triple.
Le remède consiste à partir des données, et votre caisse en enregistre beaucoup.
La méthode en 6 étapes
1. Mesurer l'affluence par créneau. Extrayez de votre caisse le nombre de commandes et le chiffre d'affaires par tranche d'une demi-heure, pour chaque jour de la semaine, sur au moins quatre à six semaines comparables. Avec les statistiques et le reporting Tick'eat, chaque vente est horodatée : vous voyez précisément à quelle heure commence le rush et combien de temps il dure.
2. Traduire l'affluence en besoin de personnel. Fixez un ratio réaliste par poste : nombre de couverts qu'un serveur peut gérer, nombre de commandes par heure en cuisine ou au comptoir. Ces ratios dépendent de votre concept, de votre carte et de votre organisation. Ils s'affinent avec l'expérience.
3. Dessiner la courbe de charge. Pour chaque jour, placez le besoin de personnel par créneau. Vous obtenez une courbe avec ses pics : mise en place, service du midi, creux de l'après-midi, service du soir, fermeture.
4. Construire les postes autour de la courbe. Plutôt que des journées entières identiques, créez des postes décalés : une arrivée tôt pour la mise en place, un renfort qui commence au moment du pic, une fermeture assurée par une équipe réduite. Vérifiez chaque poste contre les durées maximales journalières et le repos quotidien.
5. Contrôler les règles semaine par semaine. Avant de publier le planning, vérifiez pour chaque salarié : total hebdomadaire, heures supplémentaires et leur majoration, deux jours de repos, onze heures entre deux journées. Le modèle Excel de ce guide fait ce contrôle automatiquement.
6. Comparer le prévu et le réalisé. Chaque semaine, rapprochez les heures payées du chiffre d'affaires réalisé. Un indicateur simple : le chiffre d'affaires par heure travaillée. S'il baisse, le planning est trop large pour l'activité. S'il monte trop, l'équipe est probablement sous tension.
Anticiper les variations
Un planning construit sur la moyenne ne suffit pas. Intégrez les facteurs qui font varier l'affluence :
- La saison et la météo, surtout avec une terrasse ;
- Les événements locaux : match, salon, concert, marché ;
- Les vacances scolaires et les jours fériés ;
- Les promotions et opérations commerciales que vous lancez vous-même ;
- La part de livraison et de vente à emporter, qui sollicite la cuisine sans occuper la salle.
Comparer les ventes d'une semaine avec la même semaine de l'année précédente aide à anticiper. Le tableau de bord permet ces comparaisons sans tableur.
Réduire la charge par l'organisation
Le planning n'est pas le seul levier. Une partie de la charge peut être absorbée par l'organisation et les outils :
- la commande mobile évite les allers-retours entre la table et la caisse ;
- les bornes de commande absorbent une partie des prises de commande au comptoir pendant le rush ;
- le paiement à table libère du temps en fin de service ;
- l'écran de cuisine fluidifie la communication entre la salle et le passe.
Ces outils ne remplacent pas l'équipe. Ils permettent de mieux répartir l'effort et de tenir le rush sans renfort systématique.
Questions fréquentes
Un salarié HCR à 39 heures fait-il des heures supplémentaires ?
Oui. Les heures de la 36e à la 39e sont des heures supplémentaires majorées de 10 %, même si 39 heures est la durée conventionnelle.
Combien d'heures maximum par jour en restauration ?
Selon la convention HCR, 11 heures pour un cuisinier et 11 h 30 pour la plupart des autres personnels, dans le respect de 11 heures de repos consécutives entre deux journées.
Le repos hebdomadaire doit-il être de deux jours consécutifs ?
En HCR, les deux jours peuvent être consécutifs ou non, avec des modalités précises. La convention de la restauration rapide prévoit des règles différentes.
Comment savoir combien de personnes prévoir par service ?
En partant de vos ventes par créneau horaire, enregistrées par la caisse, et d'un ratio de commandes ou de couverts par personne adapté à votre concept.
Planifiez à partir de vos vraies ventes. Les statistiques Tick'eat montrent votre affluence par créneau horaire et par jour, pour caler l'équipe sur la réalité du service. Demander une démo →